總賬子系統(tǒng)
初始化處理分兩部分實(shí)現(xiàn),即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。
一、核算體系的建立
1.操作員設(shè)置 詳見(jiàn)第二章中“設(shè)置操作員及權(quán)限”部分。
2.建立核算賬套 新賬套的建立參見(jiàn)第二章第一節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。
賬套中的“會(huì)計(jì)主管”應(yīng)該是本單位的財(cái)務(wù)人員,因此要先進(jìn)行操作員設(shè)置,再建立核算賬套。
賬套主管可以通過(guò)【賬套】下的【修改】功能,根據(jù)本單位的實(shí)際情況,對(duì)允許進(jìn)行修改的內(nèi)容進(jìn)行修改。
3.操作員權(quán)限設(shè)置?。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理 相關(guān)內(nèi)容。
5.啟用賬套
啟用賬套,就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn),對(duì)總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置,以便總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或執(zhí)行相應(yīng)的控制。當(dāng)?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)圖3-5所示對(duì)話框,可以進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后,也可以通過(guò)該對(duì)話框查看或調(diào)整賬簿的選項(xiàng)。另外,在【總賬系統(tǒng)】界面,單擊【文件】菜單下的【選項(xiàng)…】,也可以得到選項(xiàng)對(duì)話框。
7.建立會(huì)計(jì)科目
建立會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算方法之一,財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般都提供了符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目,明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定,確定原則如下:
第一,會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求,凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù),需從系統(tǒng)取數(shù)的,必須設(shè)立相應(yīng)科目。
第二,會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級(jí)而無(wú)上級(jí);既要設(shè)置總賬科目,又要設(shè)置明細(xì)科目,以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料。
第三,會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定,會(huì)計(jì)年中不能刪除;如已經(jīng)使用,不能增設(shè)下一級(jí)明細(xì)科目。一級(jí)科目名稱(chēng)要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),明細(xì)科目名稱(chēng)要通俗易懂。
第四,設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中,只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額,才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。因此,要將各個(gè)于系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。
一般來(lái)說(shuō),為了充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì),在企業(yè)原有的會(huì)計(jì)科目基礎(chǔ)上,應(yīng)對(duì)以往的一些科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整,充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能,深化、強(qiáng)化企業(yè)的核算和管理工作。
當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大,往來(lái)業(yè)務(wù)較少時(shí),可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法,即將往來(lái)單位、個(gè)人、部門(mén)、項(xiàng)目通過(guò)設(shè)置明細(xì)科目來(lái)進(jìn)行核算管理:而對(duì)于一個(gè)往來(lái)業(yè)務(wù)頻繁,清欠、清理工作量大,核算要求嚴(yán)格的企業(yè)來(lái)說(shuō),應(yīng)該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進(jìn)行管理,即將這些明細(xì)科目的上級(jí)科目設(shè)為末級(jí)科目并設(shè)為輔助核算科目,并將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后,它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。
(1)增加會(huì)計(jì)科目。在【總賬系統(tǒng)】中,單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會(huì)計(jì)科目】,進(jìn)入會(huì)計(jì)科目界面,單擊【增加】按鈕,出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目一新增對(duì)話框
①科目編碼:科目編碼必須唯一,且必須按其級(jí)次的先后次序建立。科目編碼只能由數(shù)字、英文字母及減號(hào)(-)、正斜杠(\)表示,其他字符(如&" ’;空格等)禁止使用。
②科目名稱(chēng):分為科目中文名稱(chēng)和科目英文名稱(chēng),可以是漢字、英文字母或數(shù)字,可以是減號(hào)(-)。正斜杠(\),但不能輸入其他字符??颇恐形拿Q(chēng)最多可輸入10個(gè)漢字,科目英文名稱(chēng)最多可輸入100個(gè)英文字母。
需要注意的是,科目中文名稱(chēng)和英文名稱(chēng)不能同時(shí)為空。在中文版中,必須錄入中文名稱(chēng);若是英文版,則必須錄入英文名稱(chēng)。
③科目類(lèi)型:行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時(shí),科目類(lèi)型分為:資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益,沒(méi)有成本類(lèi)的企業(yè)可不設(shè)成本類(lèi);行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時(shí),按新會(huì)計(jì)制度科目類(lèi)型設(shè)置。
④賬頁(yè)格式:定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁(yè)格式供選擇。
⑤助記碼:用于幫助記憶科目,一般可用科目名稱(chēng)中各個(gè)漢字拼音的頭一個(gè)字母組成,例如,管理費(fèi)用,其助記碼可寫(xiě)為glfy,這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy,系統(tǒng)可自動(dòng)將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱(chēng)。
③輔助核算:也叫輔助賬類(lèi)。用于說(shuō)明本科目是否有其他核算要求,系統(tǒng)除完成一般的總賬,明細(xì)賬核算外,并提供部門(mén)核算,個(gè)人往來(lái)核算、客戶往來(lái)核算、供應(yīng)商往來(lái)核算、項(xiàng)目核算四種專(zhuān)項(xiàng)核算功能供選用。設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn):
第一,一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專(zhuān)項(xiàng)核算,如管理費(fèi)用既想核算各部門(mén)的使用情況,也想了解各項(xiàng)目的使用情況,那么可以同時(shí)設(shè)置部門(mén)核算和項(xiàng)目核算。
第二,個(gè)人往來(lái)核算不能與其他專(zhuān)項(xiàng)一同設(shè)置,客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類(lèi)必須設(shè)在未級(jí)科目上,但為了查詢(xún)或出賬方便,有些科目也可以在未級(jí)和上級(jí)設(shè)賬類(lèi)。但若只在上級(jí)科目設(shè)賬類(lèi),其末級(jí)科目沒(méi)有設(shè)該賬類(lèi),系統(tǒng)將不承認(rèn),也就是說(shuō)當(dāng)上級(jí)科目設(shè)有某賬類(lèi)時(shí),其末級(jí)科目中必設(shè)有該賬類(lèi),否則只上級(jí)設(shè)賬類(lèi),系統(tǒng)將不處理。
第三,在設(shè)置輔助核算時(shí)請(qǐng)盡量慎重,因?yàn)槿绻颇恳延袛?shù)據(jù),而要對(duì)科目的輔助核算進(jìn)行修改,那么很可能會(huì)造成總賬與輔助賬對(duì)賬不平。
①其他核算:用于說(shuō)明本科目是否有其他要求,如銀行賬、日記賬等。一般情況下,現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬;銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。
③科目性質(zhì)(余額方向):增加記借方的科目,科目性質(zhì)為借方;增加記貸方的科目,科目性質(zhì)為貸方。一般情況下,只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì),下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。
③外幣核算:用于設(shè)定該科目是否有外幣核算,以及核算的外幣名稱(chēng)。一個(gè)科目只能核算一種外幣,只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名。
④數(shù)量核算:用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符,如公斤、件、噸等。
(2)科目修改。當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí),可以對(duì)錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過(guò)單或已錄入期初余額,則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證,并將該科目及其下級(jí)科目余額清零,再修改,修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級(jí)。
(3)科目查詢(xún)。準(zhǔn)確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢(xún)的科目上,方便地查詢(xún)或修改科目的各種屬性。
(4)科目刪除。對(duì)于不再使用的科目,可以將其從科目庫(kù)中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除,不能刪除非未級(jí)科目。
(5)指定科目。指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專(zhuān)管科目。只有指定科目后,才能執(zhí)行出納簽字,從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性,才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。
11.憑證類(lèi)別設(shè)置
許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便,一般對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類(lèi)編制,但各企業(yè)的分類(lèi)方法不盡相同,可以按照本單位的需要對(duì)憑證進(jìn)行分類(lèi)。系統(tǒng)提供了五種常用分類(lèi)方式供選擇:包括記賬憑證,收款、付款。轉(zhuǎn)賬憑證,現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證,現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款。銀行付款,轉(zhuǎn)賬憑證,自定義憑證類(lèi)別。
在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【憑證類(lèi)別】。選擇所需類(lèi)別,進(jìn)而進(jìn)入憑證類(lèi)別設(shè)置界面,如圖3-11所示【憑證類(lèi)別】,在此可對(duì)憑證類(lèi)別進(jìn)行增加、修改。刪除等操作。
在開(kāi)始用計(jì)算機(jī)錄入憑證之前應(yīng)進(jìn)行憑證類(lèi)別的設(shè)置:已使用的憑證類(lèi)別不能刪除,也不能修改類(lèi)別字;若限制科目為非末級(jí)科目,則在制單時(shí),其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。
13.常用憑證及常用摘要定義
(1)常用憑證定義。在單位里,會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性,因而在日常填制憑證的過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同,如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái),在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用,必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說(shuō),“常用憑證”提供的是常用會(huì)計(jì)憑證的模板,在調(diào)用常用憑證后,仍可做修改,使其符合當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要。
常用憑證可以利用【總賬系統(tǒng)】中【憑證】菜單下的【常用憑證】定義,也可以通過(guò)【填制憑證】桌面中【制單】菜單下的【生成常用憑證】項(xiàng)生成。
定義常用憑證時(shí)既要定義憑證主要信息,也要定義憑證分錄內(nèi)容。
(2)常用摘要定義。在日常填制憑證的過(guò)程中,因?yàn)闃I(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生,經(jīng)常會(huì)有許多摘要完全相同或大部分相同,如果將這些常用摘要存儲(chǔ)起來(lái),在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用,必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。
常用摘要定義編號(hào)、摘要內(nèi)容、相關(guān)科目,調(diào)用常用摘要可以直接輸入摘要編號(hào)或參照輸入,這些信息(數(shù)據(jù))可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。
二、期初余額的整理錄入
在開(kāi)始使用總賬系統(tǒng)時(shí),應(yīng)將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī),假如是年中啟用總賬,而又希望查詢(xún)結(jié)果,全面反映今年的業(yè)務(wù)情況,則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚。例如,某企業(yè)2000年4月開(kāi)始啟用總賬系統(tǒng),那么,應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及l(fā)、3月的累計(jì)發(fā)生額計(jì)算出來(lái),準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中,系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額;若企業(yè)是在年初建賬,或不反映啟用日期以前的發(fā)生額,則期初余額就是年初數(shù)。若科目有輔助核算,還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額,以便在期初余額中錄入。
期初余額的錄入分兩部分:即總賬期初余額錄入和輔助賬期初余額錄入。
1.總賬期初余額錄入
期初余額錄入是將手工會(huì)計(jì)資料錄入到計(jì)算機(jī)中的過(guò)程之一。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【錄入期初余額】,在【期初余額錄入】界面的“期初余額”欄中,直接輸入數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)輸入完畢,單擊【刷新】按鈕,系統(tǒng)自動(dòng)生成上級(jí)科目的余額如圖3-12所示。
余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開(kāi)始,上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算,應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額,而且必須先錄入本幣余額,再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額,則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。
2.輔助賬期初余額錄入
在錄入期初余額時(shí),若某科目涉及輔助核算,則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為該科目開(kāi)設(shè)輔助賬頁(yè)。相應(yīng)地,在輸入期初余額時(shí),該科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來(lái),即不能直接輸入總賬期初數(shù)。
期初余額試算不平衡,將不能記賬,但可以填制憑證;已經(jīng)記過(guò)賬,則不能再錄入、修改期初余額,也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。
若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng),并且在“選項(xiàng)”中將客戶往來(lái)或供應(yīng)商往來(lái)由應(yīng)收。應(yīng)付系統(tǒng)核算,那么,應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入合客戶、供應(yīng)商賬類(lèi)的科目的明細(xì)期初余額,在這里,只能錄入這些科目的總余額。若這些科目還有其他輔助核算,如部門(mén)核算或項(xiàng)目核算,則只能錄入這些科目下各部門(mén)總余額或各項(xiàng)目的總余額。如某科目為客戶往來(lái)科目,該科目的期初余額,將不能在期初明細(xì)錄入窗中錄入,而是直接在期初余額中錄入即可。又如某科目為部門(mén)客戶核算科目,則進(jìn)入期初明細(xì)錄入窗后,只能錄入各部門(mén)的余額。至于各客戶及供應(yīng)商的余額,可到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中去錄入。
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