物業(yè)管理師

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注冊物業(yè)管理師考試物業(yè)管理實務(wù)講義

第二節(jié)　物業(yè)管理應(yīng)用文書的類型

通用的應(yīng)用文書可分為行政公文、事務(wù)公文、會議公文、制度公文、禮儀文書、經(jīng)濟公文、其他日常文書和司法公文等八大類幾十種。物業(yè)管理行業(yè)屬第三產(chǎn)業(yè)，是服務(wù)行業(yè)，因此，在制作和使用各種文書時，既要符合通用文書的一般特點，又要突出服務(wù)的特性。

一、行政公文

行政公文，是法定機關(guān)與組織按照特定的規(guī)范體式、經(jīng)過一定的處理程序制成，并在特定范圍內(nèi)使用的書面文字資料，是傳達意圖、辦理公務(wù)和記載工作的一種工具。行政公文不僅適用于政府機關(guān)、人民團體和事業(yè)單位，還適用于企業(yè)法人單位。

物業(yè)管理常用行政公文包括決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀要等。

(一)決定

當物業(yè)管理公司對重要事項或者重大行動作出安排、獎懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項，并要在公司內(nèi)部以文件的形式下達時，要使用“決定”這個文種。比如，公司董事會對年度經(jīng)濟指標的下達、對總經(jīng)理的任命等事項，都要用“決定”。“決定”是內(nèi)行文或下行文。

(二)通知

當物業(yè)管理公司在內(nèi)部要轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文、宣布實施某項制度、要求下級單位辦理或周知事項、任免人員時，要使用“通知”這個文種。比如，舉行歌詠比賽、任命某人為物業(yè)管理項目機構(gòu)主任等事項，都要用“通知”。“通知”是內(nèi)行文、下行文或前行文，是使用最多的文種之一。

通知大體上可分為三類：

1．指示性通知

指示性通知用于發(fā)布規(guī)章制度、闡述政策、布置工作和答復(fù)下級單位詢問等，帶有指令性，需遵照執(zhí)行。例如《關(guān)于下發(fā)(員工工作績效考核辦法)的通知》。

2．周知性通知

周知性通知用于發(fā)布需要下級單位周知的情況。常應(yīng)用于任免人員，設(shè)置、撤銷或合并機構(gòu)，擴展、縮小或終止有關(guān)組織、機構(gòu)的某些職權(quán)，啟用或更換印章、地址，召開會議等。例如《關(guān)于召開××年度經(jīng)營活動分析會的通知》。

3．轉(zhuǎn)發(fā)性通知

轉(zhuǎn)發(fā)性通知用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及不相隸屬單位的來文。例如《關(guān)于貫徹(××市政府關(guān)于創(chuàng)建文明城市的決定>的通知》。2012年物業(yè)管理師考試報名

(三)通報

當企業(yè)在內(nèi)部要表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者讓下級單位周知某事項的情況時，要使用“通報”這個文種。比如，創(chuàng)建文明小區(qū)計劃用一年半的時間，分五個階段完成，在第一、第二、第三、第四階段結(jié)束時，要將有關(guān)情況讓下級各單位了解，就要用“通報”。“通報”是內(nèi)行文、下行文或后行文。

通報大體上可分為四類：表彰性通報、批評性通報、情況通報和專題通報。

(四)報告

當物業(yè)管理公司要向上級單位匯報工作、反映情況、答復(fù)上級單位的詢問時，要使用“報告”這個文種。比如，某個小區(qū)的物業(yè)管理費標準作了調(diào)整，會影響到年終結(jié)算，物業(yè)管理項目機構(gòu)必須告知公司，公司必須告知上級單位(如董事會)，都要用“報告”。“報告”是內(nèi)行文、上行文和后行文。

報告按其內(nèi)容不同，大體上可分為四類：工作報告、情況報告、回復(fù)報告和報送報告等。

(五)請示

當物業(yè)管理公司就某一事項請求上級單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準時，要用“請示”這個文種。比如，物業(yè)管理項目機構(gòu)想為保安宿舍安裝空調(diào)，要用“請示”。“請示”是上行文或前行文。

請示一般是事項性請示，就某一事項請求上級單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準。例如《關(guān)于為保安員訂制夏裝的請示》。

(六)批復(fù)

當上級單位答復(fù)下級單位的請示事項時，要用“批復(fù)”這個文種。比如，物業(yè)管理項目機構(gòu)請求購買車輛，公司對其請示必須作出同意與否的答復(fù)，就要用“批復(fù)”。“批復(fù)”是下行文。

(七)意見

當物業(yè)管理公司各級組織對重要問題提出見解和處理辦法時，要使用“意見”這個文種。比如，某物業(yè)管理項目機構(gòu)所管理的小區(qū)最近新搬來幾戶外國人家，他們對物業(yè)工作人員的服裝顏色有宗教禁忌，針對出現(xiàn)的新情況，該物業(yè)管理項目機構(gòu)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出處理辦法，就要用“意見”。

意見大體上可分為四類：建議性意見、定性意見、指導(dǎo)性意見和工作部署性意見等。

(八)函

當物業(yè)與不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)部門(如派出所、居委會)、業(yè)主委員會或其他單位等聯(lián)系工作時，要用“函”這個文種。比如，A物業(yè)公司想去B物業(yè)公司參觀學習，要用書面形式表明，就要用“函”。“函”是外行文或平行文。

函可分為以下五種：告知函、商洽函、詢問函、答復(fù)函和請求批準函等。

(九)會議紀要

當物業(yè)管理公司記載會議情況和議定事項時，或物業(yè)管理公司與其他有關(guān)組織通過會議形式達成有關(guān)意見，都要用“會議紀要”這個文種。如與業(yè)主委員會開會的會議紀要。

會議紀要是普適的一種公文，它是惟一不受內(nèi)外、上下、用印等規(guī)范限制的文種

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