秘書資格

安排會(huì)議食宿

(一)相關(guān)知識(shí)

1．會(huì)議住宿的常識(shí)

(1)住宿的安排是一項(xiàng)具體細(xì)致的工作，要提前編制住房分配方案。

(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

(3)具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

(4)有時(shí)還要考慮按地區(qū)集中，便于討論。

(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

(6)報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2．會(huì)議餐飲的常識(shí)

(1)食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。

(2)就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上。

(4)席位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)席位圖以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

如有講話，通常要事先確定講話的內(nèi)容，致詞要盡量簡(jiǎn)明扼要，熱情洋溢。如是涉外會(huì)議要事先安排翻譯員。

(二)示例分析

天地公司年底為表示對(duì)客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌(圓桌)，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時(shí)漏了應(yīng)編在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。

點(diǎn)評(píng)：秘書鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良影響。

(三)工作程序

1．安排會(huì)議住宿

在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會(huì)議中心時(shí)，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價(jià)格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進(jìn)行選擇。要是由與會(huì)者自己支付住宿費(fèi)，就需選擇幾家價(jià)格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同的標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。

(1)安排方式的選擇。最簡(jiǎn)單的方法是由與會(huì)者自己安排住宿，更有效和經(jīng)濟(jì)的方法是由主辦單位集體預(yù)訂房間。如果不事先保留房間，會(huì)產(chǎn)生下列問題：遇到旺季，飯店可能將房間訂出，這樣會(huì)迫使與會(huì)者住在距離會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)的地方。與會(huì)者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格，因?yàn)樯⒖妥∷薜膬r(jià)格空間較小。會(huì)場(chǎng)租金可能較高(如會(huì)場(chǎng)也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場(chǎng)租可否講價(jià)。

(2)預(yù)訂會(huì)議住宿的程序(參見五級(jí)秘書內(nèi)容)。

(3)確定會(huì)議住宿的程序(參見五級(jí)秘書內(nèi)容)。

2．安排會(huì)議餐飲

(1)根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。一般由主辦方負(fù)責(zé)付費(fèi)的會(huì)議餐飲標(biāo)準(zhǔn)，都要根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算切塊情況，量入為出，制定統(tǒng)一的餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。由與會(huì)者自己付費(fèi)的餐飲，會(huì)議一般要給與一定的補(bǔ)貼。

(2)就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。一般性的會(huì)議除了開頭和結(jié)尾的宴會(huì)采取包桌形式，大多采取自助餐的方式。自助餐方便衛(wèi)生，儉樸節(jié)約。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

(4)事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。會(huì)議餐飲的菜肴要精致可口、賞心悅目、特色突出；要照顧不同國家、不同民族與會(huì)人員的飲食習(xí)慣、風(fēng)俗、禁忌；還要冷熱、甜咸、色香味搭配，并為有飲食禁忌的人員單獨(dú)安排菜單。

(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

(8)做好飲水、飲料的供應(yīng)。

(四)相關(guān)鏈接

1．會(huì)議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

(2)年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

(4)可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

(5)預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

2．會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)宴請(qǐng)目的、出席人員的身份和人數(shù)的多少，可將宴請(qǐng)分為：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。

(1)早餐。早餐食物的選擇范圍很大?？梢允钦?guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會(huì)讓人各取所需，比較隨意。

(2)會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料，有時(shí)有食品，有時(shí)沒有。

(3)午餐。午餐如何安排，主要看下午計(jì)劃做些什么。一般來說，午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇可既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，對(duì)著裝有要求，一般要穿禮服出席。

(5)招待會(huì)。它可以作為正式餐宴的引子，也可以僅舉行招待會(huì)。招待會(huì)的目的決定招待會(huì)的食品選擇。為將以上工作做好，應(yīng)努力為與會(huì)者選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐，以便在會(huì)議期間的每一天與會(huì)者們都感到精力飽滿，心情愉快

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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