秘書資格

信息與檔案

鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

一、鑒定要點(diǎn)

能夠分辨信息的種類，準(zhǔn)確地收集信息;能夠使用歸檔工具，立卷歸檔。

二、重點(diǎn)提示

1.閱讀篩選信息資料的方法

(1)留意標(biāo)題。

(2)剪裁、復(fù)印。

(3)摘記。

(4)標(biāo)記說明。

2.分辨信息種類

(1)按信息源的性質(zhì)劃分，信息可分為自然信息和社會(huì)信息。

(2)按信息的表現(xiàn)形式劃分，信息可分為語言信息、文字信息、聲像信息、計(jì)算機(jī)語言 信息和縮微信息。

(3)按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分，信息可分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、 教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。

(4)按信息來源方向劃分，信息可分為橫向信息和縱向信息。橫向信息來自平行單位， 縱向信息來自系統(tǒng)單位。

(5)按信息穩(wěn)定狀態(tài)劃分，信息可分為靜態(tài)信息(如資源、統(tǒng)計(jì)資料)、動(dòng)態(tài)信息(如 市場(chǎng)信息)。

(6)按信息在秘書工作中的作用劃分，信息可分為預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息。

3.收集信息的方法

(1)觀察法是收集、獲取信息的最基本方法，指人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客 觀事物，獲取信息。

(2)問卷法是由收集者向被收集對(duì)象提供問卷并請(qǐng)其對(duì)問卷中的問題作答而收集信息的 方法。

(3)閱讀法是通過閱讀書刊、雜志等，從中獲取信息。

(4)詢問法是指信息收集者通過提問請(qǐng)對(duì)方作答來獲取信息。

(5)網(wǎng)絡(luò)法：網(wǎng)絡(luò)主要指以因特網(wǎng)為核心的計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，它是以資源共享為目的， 使用統(tǒng)一的協(xié)議，通過數(shù)據(jù)通信信道將眾多計(jì)算機(jī)互聯(lián)而成的系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)所提供的信息服務(wù) 有電子郵件服務(wù)、遠(yuǎn)程登錄服務(wù)、文件傳送服務(wù)、信息查詢服務(wù)、信息研討和公布服務(wù)等。

(6)量表法是運(yùn)用測(cè)量表來收集信息的方法。

(7)交換法就是將自己擁有的信息材料與其他單位的信息材料進(jìn)行交換的方法。

4.信息的特征

客觀性、共享性、開發(fā)性、傳遞性、時(shí)效性、存儲(chǔ)性、可塑性、無限性。

5.秘書收集信息的范圍

6.秘書收集信息的渠道

7.立卷歸檔

(1)立卷歸檔文件范圍。

(2)確定歸檔時(shí)間。

(3)歸檔份數(shù)。

(4)履行歸檔手續(xù)。

8.檔案裝訂步驟

(1)整理歸檔文件。

(2)修整歸檔文件。

(3)裝訂歸檔文件。

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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